この記事では団体で宿泊される旅行者の管理方法についてご紹介します。
この機能を使うと、「グループの代表者」の顧客詳細画面上で「客室代表者」を確認できます。
「グループ代表者」が一括で複数部屋を予約し、それぞれの部屋に「客室代表者」を立てる場合などにご活用ください。
目次
- 1：チェックイン情報を送信
- 2：顧客詳細画面を表示
- 3：部屋を追加
- 4：各部屋に同行者を追加
- 5：顧客詳細ページで確認
- 補足：チェックアウト時の注意点
1：チェックイン情報を送信
グループの旅行者のうち「グループ代表者」と「客室代表者」にアイパスでのチェックインをおこなっていただきます。「客室代表者」は各部屋で最低一人チェックインをする必要があります。
※チェックイン方法は、「事前チェックイン」や「現地チェックイン」の記事を参照ください。
2：顧客詳細画面を表示
アイパス管理画面「宿泊管理」の「チェックイン」（もしくは「滞在中」）から「グループ代表者」の顧客詳細ページを表示します。
3：部屋を追加
「グループ代表者」の顧客詳細ページを表示し、部屋アサインをおこないます。
下記のように「部屋番号」が追加されていない場合は、まず部屋アサインをおこなってから次のステップに進んでください。
4：各部屋に「客室代表者」を追加
部屋を追加すると、部屋番号の横に「グループ代表者」のアイコンが表示されます。アイコン横の「＋」ボタンをクリックすると、各部屋への「客室代表者」の追加をおこなうことができます。
「＋」ボタンをクリックすると、「宿泊者を追加」画面が表示されるので、一覧から追加したい「客室代表者」を選択し「追加」をクリックします。
※一覧には、「チェックイン」ステータスの旅行者が表示されます。同行者がアイパスでチェックインされていない場合はリストに表示されませんのでご注意ください。
追加すると、「グループ代表者」のアイコンの横に「客室同行者」のアイコンが表示されます。各部屋の「客室代表者」を追加後、「保存」をクリックすると、グループ代表者と同行者の紐付けは完了です。
5：顧客詳細ページで確認
グループ代表者の顧客詳細ページ
「グループ代表者」の顧客詳細ページでは、①「グループ代表者」と各部屋に宿泊している②「客室代表者」を確認することができます。
それぞれの「客室代表者」のアイコンをクリックすると、「詳細を見る」「削除する」を選択できます。
・詳細を見る → 「客室代表者」の顧客詳細ページが表示されます
・削除する → 選択した 「客室代表者」の紐付けは解除されます
※削除すると、グループ代表者との紐付けが解除されます。
同行者の顧客詳細ページ
「グループ代表者」の顧客詳細ページで「客室代表者」のアイコンをクリックし、「詳細を見る」を選択するとその同行者の顧客詳細ページが表示されます。
紐付けした「部屋タイプ」と「部屋番号」は「客室代表者」の宿泊情報で確認できます。
また、「客室代表者」の顧客詳細画面の「宿泊者」下の「グループ代表者」のアイコンをクリックすると「グループ代表者」の顧客詳細画面に戻ることが可能です。
※なお、「グループ代表者」と「客室代表者」を紐付けても同時にチェックイン受付できませんのでご注意ください。必ず両者それぞれの画面で「チェックイン受付」を完了させてください。
補足：チェックアウト時の注意点
チェックアウト受付をする際には下記の注意が必要です。
代表者をチェックアウト受付する場合
「グループ代表者」の顧客詳細画面から「チェックアウト受付」をクリックしてチェックアウト処理をおこなうと、「客室代表者」のステータスも「滞在中」から「チェックアウト」に変わります。
※「客室代表者」がチャックイン一覧に表示されている場合、「グループ代表者」の顧客詳細画面からチェックアウト受付できませんのでご注意ください。
同行者をチェックアウト受付する場合
「客室代表者」の顧客詳細画面から「チェックアウト受付」をクリックしてチェックアウト処理をおこなうと、「グループ代表者」のステータスは「滞在中」のままで、「グループ代表者」の部屋番号は削除されます。
対応表：
※「部屋タイプ」と「部屋番号」も表示されなくなります
以上、グループ管理機能のご紹介でした。