団体の引率者がいる修学旅行、大会、ツアーバスなどの場合は、1つの予約で複数の部屋を管理する方法を推奨しています。一方で、予約者が同一であっても、バラ着・バラアウトになりやすい予約については、複数の予約を紐付ける方法を推奨しています。
本記事では、これら2つの方法を紹介しますので、団体に適した方法をお選びください。
1-1：予約・客室を作成する
1-2：利用明細・請求書を発行する
1-3：ネームリストの取り込み
1-4：1から3のステップの操作動画
2：複数の予約を紐づける方法
1-1：予約・客室を作成する
宿泊管理の予約ステータス(画像上)、もしくはアサイン画面(画像下)で、「新規作成」ボタンを押します。
宿泊期間、部屋タイプ・数を選択後、予約を作成してください。
注意
- 客室の一括作成は、新規作成時しかできません。
誤って1室のみで作成してしまった場合は、新たに新規予約を作成することを推奨します。
予約取り込み時の自動アサインがONの場合は、「作成」を押した後に自動でアサインされます。
予約者、宿泊者情報を入力後、各客室の人数を入力してください。
1-2：利用明細・請求書を発行する
利用明細を作成してください。同一精算の場合は、科目を選択後に数量を選択してください。
長期連泊、別精算、室料以外の科目が多い場合は、科目セットを利用するとスムーズに利用明細を作成できます。
詳細：科目セット機能について
請求書ボタンから請求書作成も可能です。
詳細：請求書の発行方法
1-3：ネームリストの取り込み
エクセル等のネームリストを回収されたら、1行目に「部屋番号」「部屋代表者」があることを確認してください。
「代表者一括登録」からCSVをアップロードすると、リストの部屋代表者名が入ります。
1-4：1から3のステップの操作動画
2：複数の予約を紐づける方法
通常通りのステップで、複数の予約を作成してください。
団体予約のうちの1つの予約を選択して、「チェックイン」ステータスに変更後、予約詳細の「+」ボタンを押して、「予約を紐付け」を選択してください。
日付を選択後、紐付けたい予約を選択してください。
注意
- 予約ステータスの予約しか紐付けができません。
1つのチェックイン情報に、複数の予約が紐づき、ステータスを個別で管理できます。