ネット予約の現地決済、電話やメール等の直接予約のキャンセル時に、キャンセルポリシーに該当して、キャンセル料が発生する場合の対応方法について紹介します。
1：請求対象の予約を開く
2：利用明細を変更する
3：請求用URLを発行する
4：請求用URLをゲストに送付する
5：売上計上する
1：請求対象の予約を開く
主に以下の3パターンを想定しています。1つ目・2つ目については、定期業務として対応者や対応時間を設定することを推奨しています。
OTAでのキャンセル
該当日にキャンセルになった予約を検索し、チェックイン日を確認して、キャンセルポリシーに該当するかを確認します。該当する場合は、予約詳細を開いてください。
▼例. 9月3日の深夜に当日のキャンセル予約を確認
ノーショーの場合
前日チェックイン予定だが到着されなかった場合は、予約詳細を開いて「ノーショー」に変更してください。
ゲストから直接連絡がある場合
電話やメール等でキャンセル連絡があった際に、自施設のキャンセルポリシーに該当するかを確認し、キャンセル料のお支払い方法をお伝えください。
2：利用明細を変更する
作成済みの利用明細を削除し、キャンセル料の利用明細を新たに作成してください。尚、当日キャンセルなどで全額請求の場合は、スキップいただいても構いません。
▼変更前
▼変更後（前日キャンセルで宿泊費の50%の請求を想定）
利用明細の日付は、以下のいずれかで設定してください。
- A. キャンセル料を回収した際に宿泊日の売上にしたい（過去日付の売上額が変わる）：宿泊日で登録
- B. キャンセル料を回収した日付の売上にしたい：請求期限で一旦登録
3：請求用URLを発行する
オンライン請求機能を利用せずに、銀行振り込み等で請求する施設は、本ステップはスキップしてください。
請求ボタンのプルダウンで「オンライン請求」をクリックして、請求用URLの発行画面に遷移します。
請求金額に間違いがないことを確認して、請求用URLをコピーしてください。請求用リンクは1度しか表示されませんので、ページを離れる前に必ずコピーしてください。
4：請求用URLをゲストに送付する
ゲストのメールアドレスや、電話番号（SMS）に送信してください。文面が決まっていない場合は、以下をご参照ください。
▼メール
件名：【重要】ご予約キャンセル料のお支払いについて
○○様
この度は当ホテルをご予約いただき、誠にありがとうございます。
誠に残念ながら、ご予約のキャンセルに伴い、当ホテルのキャンセルポリシーに基づきキャンセル料が発生しております。
つきましては、以下のURLよりキャンセル料のお支払いをお願いいたします。
~~{請求用URL}~~
お支払い期限：○○年○○月○○日
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
▼SMS
[ホテル名]です。ご予約キャンセルに伴うキャンセル料のお支払いをお願いいたします。以下のURLからお手続きください。
~~[請求用URL]~~
期限：○○月○○日
ご不明点は当ホテル(TEL:XXX-XXXX-XXXX)までご連絡ください。
ゲストは、請求用URLをクリックして、クレジットカード決済を行うことができます。
5：売上計上する
ゲストが請求用URLからキャンセル料のお支払いが完了すると、管理者アカウントのメールアドレスに通知がされます。通知先を追加したい場合は、対象のメールアドレスをサポートチームまでお送りください。
件名: オンライン請求の支払い通知
{施設名}様
お客様がオンライン請求へのお支払いを完了されました。
対象の利用明細は、アイパス決済として「精算済」に変更されております。
宿泊者名 : 山田 太郎 様
宿泊日 : 10月10日 ~ 10月11日
予約ID : 78c64f86-3d87-1139-d97e-671ccfc1a7cb
支払金額 : 25,200円
宿泊者名や予約IDを利用して予約詳細を開いてください。ステップ2でbを選択している場合は、利用明細の日付を当日に前倒ししてください。
宿泊管理ステータスを予約からチェックイン、その後チェックアウトまで変更いただくと、売上計上されます。