メール配信設定

メール配信プラグインを使用するための設定方法を説明します。

1：メール文面作成
2：テストメール送信
3：配信予定日
4：配信対象
5：配信ステータス
6：返信先の設定

1：メール文面作成

1. 設定画面のサイドメニューからメール配信を選択して、新規追加ボタンを押す

2. テンプレートを選択

テンプレートを使用せずにメールを作成する場合は、本ステップはスキップしてください。

テンプレート選択のポップアップから用途に合致するものを選ぶことができます。テンプレートを選択すると件名・本文のプレビューが表示されます。

ご希望の用途に合致するメールテンプレートがない場合は、ぜひサポートチームにリクエストしてください。

3. メール文面を編集する

ホテル名、URL、差し込みデータ(挿入タグ)を編集します。

差し込みデータ	説明
予約情報	宿泊者氏名・フリガナ、メールアドレス、予約ID、チェックイン・アウト日から、メールに挿入したいタグをコピー&ペーストしてください
客室情報	部屋タイプのみ、部屋タイプ+部屋番号、部屋タイプ+部屋番号+鍵から選択してください。客室タグを挿入すると、対象予約の部屋数に応じて客室情報が表示されます

注意
・テンプレートの"~~  ~~"内は、各施設様で設定する項目です
・ブラウザでFirefoxをご利用の場合、客室タグは使用できません。chromeに切り替えて設定をしてください。

2：テストメール送信

テストメール機能を用いて、実際の配信前にメールの内容を確認することが推奨されます。メールのレイアウトや差し込みデータの表示が正しいかどうかを確認できます。

差し込みデータは、以下のテスト用データが利用されます。

タグ名	テストメール時の変換内容
宿泊者名	テスト 太郎
フリガナ	テスト タロウ
メールアドレス	[e-mail]
予約ID	test_reservation_id
チェックイン日	2024/01/11
チェックアウト日	2024/01/12
部屋タイプ	テスト部屋タイプ
部屋番号	テスト部屋番号
鍵番号	テスト0000

3：配信予定日

メールの送信予定日は、チェックイン日やチェックアウト日の特定の日数前後を指定して設定することができます。

▼設定例

メール内容	基準日	日数調整	送信時間
事前チェックインの案内	チェックイン日	1日前	15時
玄関や客室の番号キーの事前通知	チェックイン日	0日前	10時
チェックアウト後のアンケート回答促進	チェックアウト日	0日後	13時

配信予定日時を過ぎてから配信対象となる予約について、配信を行うかどうかも設定できます。チェックを入れると次のようなケースに対応できます。

• 直前の予約にも客室や番号キーを確実に送信できる
• 配信予定日時を早めの時間に設定しておくことで、「滞在中」に変更した直後に、旅ナカ情報のメールを送信できる
• 配信予定日時を早めの時間に設定しておくことで、「チェックアウト」に変更した直後に、お礼のメールを送信できる

4：配信対象

メール配信の対象者は、予約データの条件に基づいて選択することができます。宿泊管理ステータス、予約経路、LINE送信有無(LINE連携プラグイン利用の場合のみ有効)など、複数の条件を組み合わせて対象者を絞り込むことが可能です。

条件	選択肢
宿泊管理ステータス	予約、チェックイン、滞在中、チェックアウトから選択してください
予約経路	メールアドレスがない予約経路は除外してください
LINE送信有無	前日15時半以降のメール配信で、「未通知」を選択しておくと、LINE送信ができなかったゲストにのみ配信できます

5：配信ステータス

1から4の設定が完了したら、「配信予約」ボタンを押してください。

設定一覧に戻り、ステータスが「配信予約」になっていることを確認してください。

▼その他の操作方法

	操作方法
配信設定前に作成を中止したい	「下書きを保存」ボタンを押してください。これにより、作業中の内容が下書きとして保存されます
配信予約した文面を更新したい	配信一覧から対象メールを選択し、文面や配信対象者を更新できます
配信を停止したい	配信一覧から対象メールを選択し、「配信停止」を選択してください。これにより、予定されていたメール配信が停止されます

6：返信先の設定

メール配信の送信元は<[e-mail]>です。

ゲストからの返信を受信するには、返信先の設定を行なってください。