この記事では、予約の取込みから部屋アサインなどチェックイン準備の流れをご紹介します。
目次
-1.CSV予約の取込み（PMS連携していない場合）
-２.予約検索
-3. 部屋アサインする
-４. メモの活用法
1.CSV予約の取込み（PMS連携していない場合）
PMS連携していない場合はCSVにて予約をアップロードする必要があります。
PMS連携している施設様は「2.予約検索」からご確認ください。
①アップロード画面の表示
宿泊管理から「予約」リストを表示させると、右上に「CSVアップロード」のボタンが表示されるので、CSVファイルをアップロードします。
※事前にご利用中のサイトコントローラーからCSVをダウンロードしておく必要があります。
②CSVのアップロード
「CSVをアップロード」をクリックして「選択してください」のボタンから「TLリンカーン」を選択して「アップロード」をクリックをします。
※当日のチェックイン時間が始まる前にCSVをアップロードする作業をする必要があります。
※営業日中は毎日の業務としてアップロード作業が必要です。
※予約情報をCSV上で書き換えた場合はステータスを「キャンセル」「変更」に変更する必要があるのでご注意ください。
下記はサイトコントローラーのCSV例です。
予約情報が正常に読み込まれると下の画像のように読み込まれた情報が表示されます。
2.予約検索
CSV予約を取り込んだら、次は部屋アサインしていきます。アサインしたい顧客の氏名をaipass管理画面上で検索します。検索方法は下記２通りあります。
検索方法１：「全体検索」
①「宿泊管理」内の検索を選択する
② 検索画面で、宿泊ステータスや予約ステータスで絞り込みを行う
- 顧客氏名：予約者・宿泊者
- フリガナ（全角・半角）：予約者・宿泊者
- 電話番号
- 予約ID
- 宿泊日
- 宿泊日：予約の宿泊日の期間選択
- チェックイン日：チェックイン日の期間選択（片方だけでも検索可）
- チェックアウト日：チェックアウト日の期間選択（片方だけでも検索可）
- 客室アサイン状況
- 部屋番号
- 予約ステータス
- 宿泊管理ステータス
③検索結果が表示される
④再度、別条件で検索する
左上の「詳細検索」から条件を変えて検索ができます。
検索方法２：「詳細検索」
宿泊管理にある予約タブを選択してください。日付の横にある「詳細検索」を選択すると検索項目が表示されます。検索項目は下記の通りです。
- 顧客氏名：予約者・宿泊者
- フリガナ（全角・半角）：予約者・宿泊者
- 予約ID
- 客室番号
- 宿泊日
- 予約ステータス
- 客室アサイン状況
■検索結果例
3. 部屋アサインする
自動でアサインはされません。必ず手動でアサインをする必要がある為、下記の手順でアサインをしてください。
①予約一覧から検索でヒットした顧客氏名を選択する
②顧客詳細が表示されるので「客室」を選択して「客室管理」を表示する
③ 部屋番号を選択して「保存」を押下する
客室アサインの下にある「宿泊者の名前」または「詳細へ」を選択すると、顧客詳細に戻ります。
客室に部屋番号が反映されておりますので、ご確認ください。
⑤宿泊者名を変更する
客室に表記されている宿泊者名を変更することができます。顧客詳細を開き「客室」にある「宿泊者名」を選択して名前を変更したら「保存」ボタンを押下してください。
「客室」を選択して「客室管理」を表示させると、名前が変更されているのが確認できます。
4.メモの活用法
宿泊者個別の伝達事項がある場合は顧客詳細にある「メモ」をご活用ください。顧客詳細にある「メモ」をクリックし伝達事項を入力してください。「保存」を押下すると完了です。
入力されたメモは「ダッシュボード」にあるメモに反映されています。従業員の方と簡単に情報共有ができます。
以上、チェックイン準備の流れのご説明でした。